El conflicto silencioso que impide a las organizaciones evolucionar.
En cada proyecto que hemos desarrollado, hay una constante que se repite con nuestros clientes: saben que necesitan mejorar, saben qué cosas deben cambiar… pero no encuentran cuándo hacerlo.
No es falta de conciencia, ni de visión. Es un fenómeno que Stephen Covey describió con claridad en Las 4 Disciplinas de la Ejecución: el torbellino de la operación. Ese torbellino que absorbe todo el tiempo, toda la energía, y deja fuera del calendario a las iniciativas que podrían transformar la empresa.
¿Te suena familiar?
- Una empresa de logística que quiere digitalizar sus procesos, pero cada semana surgen urgencias de entregas, reclamos o ajustes en la ruta.
- Un despacho contable que desea automatizar reportes, pero los cierres mensuales y las dudas del cliente no dan tregua.
- Una fabrica que realiza los mismos retrabajos una y otra vez.
- Un negocio familiar que sabe que debe delegar y estandarizar, pero sigue dependiendo de su fundador para todo.
Todos tienen algo en común: postergan lo importante por atender lo urgente, aunque lo importante es justamente lo que evitaría muchas de esas urgencias.
El dilema: operar o transformar
Este es uno de los conflictos de interés más comunes —y peligrosos— en las organizaciones en crecimiento:
¿Cómo hago espacio para proyectos de mejora si ya estoy al límite con la operación diaria?
La respuesta no es dejar de operar. La respuesta es disciplina para decidir, diariamente, qué parte de tu energía se invertirá en construir el futuro, no sólo en mantener el presente.
¿Cómo romper el ciclo? 6 ideas prácticas que te recomendamos:
- Define tu meta de mejora con nombre y fecha. No es lo mismo decir “queremos automatizar” que “tendremos automatizada la conciliación de pagos antes del 1º de octubre”.
- Bloquea tiempo protegido cada semana. Una hora al día enfocada en lo importante (sin interrupciones) produce más avance que un “día completo” que nunca llega. Este es uno de los compromisos más importantes con tu negocio, la mejora tiene que tener un espacio en tu agenda al igual que lo tendría algún otro asunto cotidiano.
- Identifica tareas palanca. ¿Qué acciones pequeñas y repetibles mueven el proyecto cada semana? Pueden ser reuniones breves, carga de datos, revisión de procesos o una capacitación.
- Visibiliza el avance. Lo que se mide, avanza. Usa tableros sencillos (en Asana o Excel) para mostrar el progreso de tus iniciativas de mejora. Te darás cuenta de que avanzar motiva más que planear.
- Faculta y habilita a tus líderes. Facilita que puedan atender y priorizar estas iniciativas de tal suerte que le den la relevancia correcta aún en tu ausencia. Un buen líder conoce y procura las prioridades del negocio.
- Clarifica a tu organización los beneficios del esfuerzo. «La molestia es temporal, el beneficio es permanente». Asegúrate que no se pierda de vista el propósito por la que se está realizando el esfuerzo, que sea visto como una inversión que tendrá un retorno.
¿Y si no puedes solo?
En Synaptik hemos acompañado a muchas organizaciones que pasaron del caos operativo a la mejora estructurada. Sabemos cómo ayudarte a:
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- Diagnosticar dónde están las fugas de tiempo y energía.
- Definir un plan de mejora accionable y medible.
- Implementar herramientas que te ayuden a liberar a tu equipo.
- Crear rutinas de ejecución sin agregar más presión al sistema.
¿Quieres que tu organización deje de apagar fuegos y comience a construir?
Agenda una sesión de diagnóstico gratuita y comencemos a trazar el camino para que lo importante no vuelva a quedar fuera de la agenda. Lo urgente seguirá ahí. La diferencia es que ahora tú decidirás cuándo cederle espacio y cuándo no.